Khi bạn đăng nhập lần đầu vào app.gwtask.com, ứng dụng sẽ tự động cho bạn một workspace mặc định với tên Google của bạn và một board tên “Main Board” chứa các task list và task được đồng bộ từ Google Task. Đối với các workspace và board mặc định bạn sẽ không thể xóa nó.

Nhấn vào nút “Tạo workspace mới”, sau đó điền thông tin và nhấn “Tạo workspace” để hoàn tất.

Menu workspace bao gồm “Chỉnh sửa”, “Quản lý thành viên”, “Xóa workspace”. Được hiển thị như bên dưới:

Đặc biệt đối với các workspace của bạn, không chỉ chia sẻ thông qua việc thêm thành viên mà còn chia sẻ workspace theo dạng public. Đối với dạng chia sẻ này người dùng không cần đăng nhập mà vẫn có thể xem chi tiết các workspace của bạn. Để chia sẻ bạn hãy vào phần menu của workspace cần chia sẻ sau đó chọn “Chia sẻ công khai” và vào lại phần menu của workspace để sao chép link chia sẻ. Bạn cũng có thể tắt phần “Chia sẻ công khai” khi không muốn chia sẻ nữa.

Lưu ý:

• Khi muốn thêm người dùng khác vào workspace của bạn, bạn có thể tìm kiếm theo gmail và tên của người dùng đó. Sau đó ấn “Thêm” để có thể thêm người dùng đó vào workspace của bạn.
• Giao diện của người sở hữu workspace và người được thêm vào workspace sẽ được hiển thị tương ứng như bên dưới:

• Đối với người dùng được thêm vào workspace của bạn, họ có thể tạo và chỉnh sửa các task list và task đồng bộ với Google Task của bạn.
• Khi bạn xóa workspace thì các thông tin về board, task list và task trong workspace đó cũng sẽ được xóa theo. Vậy nên hãy cân nhắc trước khi xóa.